Простейшим методом координации подразделений служит спецификация их деятельности с помощью правил и программ. Эффективное использование программ предполагает, что организации умеют применять их к рабочим ситуациям. Для этого нужна соответствующая практика.
Главное достоинство правил состоит в том, что они устраняют необходимость дальнейшей коммуникации. Если организация имеет тысячу рабочих, то все они не могут контактировать друг с другом, чтобы гарантировать координирование действий. В случае предсказуемых рабочих ситуаций, правила могут гарантировать интегрирование действий без коммуникации. Правила и программы выполняют для организаций ту же роль, какую выполняют привычки для отдельных индивидов. Они исключают необходимость подходить к каждой ситуации как к новой. Количество коммуникаций и решений снижается в случае повторяющихся ситуаций. Кроме того, правила обеспечивают стабильность работы организаций. В то время как люди приходят в организации и уходят из них, правила хранят память о деятельности в стандартных ситуациях.
Лучшим примером программируемой задачи являются операции сборки автомобилей. Каждый рабочий овладевает специфической системой поведения в любой возможной ситуации, с которой он может столкнуться. Программы и процедуры для ансамбля операций создаются инженерами. В иных ситуациях простые программы определятся индивидами. После повторения ситуаций индивиды координируют свое поведение с помощью аналогичных действий. Многие стандартные операции возникают именно таким способом.
Однако использование правил и программ как координирующего средства ограничено такими ситуациями, которые можно предвидеть заранее и по отношению к которым может быть найден точный ответ. Когда организация сталкивается с новыми и различными ситуациями, применение правил должно быть дополнено иным средством интеграции.
Если организация, базирующаяся на правилах, сталкивается с ситуацией, не встречавшейся до сих пор, она не имеет готового ответа. Если формируется ответ для новой ситуации, должны приниматься в расчет все подсистемы общего рабочего процесса. Деятельность по сбору информации и решению проблем может быть субстанциальной. Для выполнения этой задачи создаются новые роли, призывается управление и возникает иерархия.
