Если группа достаточно мала для того, чтобы все ее члены находились в непосредственном социальном контакте друг с другом и если нет необходимости в координации действий, то нет никакой необходимости в четких процедурах или формальном разделении труда. Но, чем больше становится группа и чем сложней стоящая перед ней задача, тем больше необходимость в формальной организации. Однажды группа мальчиков, проводящих время рядом с местной аптекой, решила принять участие в играх местной бейсбольной лиги, для чего им пришлось организовать команду. Сложная система, координирующая действия миллионов солдат, имеющих тысячи специфических обязанностей, также требует строгих формальных процедур и четкой системы власти.
Формальные организации обычно бывают большими и сложными, поэтому некоторые авторы называют их «многоуровневыми», или «сложными» организациями. Эти термины не используется здесь по двум причинам. Первая из них состоит в том, что организации отличаются по размеру и уровню сложности и использование этих аспектов в качестве основополагающих критериев приведет к появлению терминов «маленькая многоуровневая организация» или «очень сложная организация». Во-вторых, хотя формальные организации часто становятся большими и сложными, их размер и сложность несравнимы с социальными организациями современного общества, которые включают в себя и подобные формальные организации, и отношения между ними, вместе с внеорганизационными аспектами.
Часто используется также термин «бюрократическая организация», привлекая внимание к тому факту, что организация работает как административная машина. В формально созданной организации обычно существует специально выделенный административный персонал, ответственный за поддержание организации в рабочем состоянии и за координацию действий ее членов. Большие и сложные организации требуют выделения такого аппарата. На большой фабрике, к примеру, существует не только рабочая сила, занятая на производстве, но также и администрация, состоящая из клерков, служащих и т.д. Случай с правительственным учреждением гораздо более сложен, потому что такое учреждение является частью административной машины государства. Весь персонал учреждения по соблюдению законности занят администрированием, но разного рода. Одни служащие следят за соблюдением законности в стране, другие — за соблюдением процедур в самом агентстве и обеспечивают существование самой организации.
Один из аспектов бюрократизации, которому уделяется много внимания, состоит в нагромождении детализированных инструкций и директив, которым должны следовать члены организации. Строгий контроль за соблюдением мельчайших деталей официальных процедур часто делает невозможным осуществление сотрудниками прямых обязанностей. Выражаясь прямо, можно сказать, что термин «бюрократизация» маскирует неэффективность, возникшую по вине руководства. Однако в социологии этот термин используется для обозначения административного аппарата организации. Если бюрократию можно определить как совокупность усилий по поддержанию существования самой организации, а не достижения каких-либо целей, то все формальные организации имеют бюрократию, даже если она сводится только к секретарю, собирающему взносы. Степень бюрократизации определяется объемом усилий, затраченных на решение административных проблем.
